Relocaliser un collaborateur dans le canton de Vaud tient en quatre chantiers : le statut administratif (permis, annonce à la commune), le logement, le déménagement physique et l’accueil sur place. Ce guide s’adresse aux responsables RH, aux office managers et aux dirigeants de PME qui accueillent un employé venu de l’étranger ou d’un autre canton. Il donne l’ordre des étapes, les délais officiels et les points où un projet déraille. Pour le transport, l’emballage et la remise des clés, nous avons l’habitude du terrain à Lausanne et dans tout le canton.
TL;DR
- Le logement est le vrai goulot d’étranglement : le taux de logements vacants vaudois est de 0,94 % en 2026. Prévoyez une solution temporaire et lancez la recherche dès la signature du contrat.
- Toute personne qui s’installe pour travailler doit s’annoncer à sa commune dans les 14 jours suivant son arrivée. Un collaborateur venant de l’étranger n’utilise pas la procédure en ligne.
- À Lausanne, la place de parc pour le camion se réserve au moins 7 jours ouvrables à l’avance : une date de déménagement fixée trop tard se paie en stress.
- Les effets personnels importés peuvent entrer sans droits de douane comme biens de relocalisation, à condition de présenter le bon formulaire.
- Un seul prestataire pour emballage, transport, stockage temporaire et remise de l’appartement réduit le nombre d’interlocuteurs et les risques d’oubli.
Table des matières
- Ce que recouvre vraiment la relocation d’un employé
- Un calendrier de relocation, de la signature à la première semaine
- Le statut administratif : permis et annonce à la commune
- Le logement : l’étape qui fait ou défait la relocation
- Le déménagement physique : ce que l’entreprise doit décider
- Perspective : ce que nous voyons sur le terrain
- Au-delà du déménagement : accueillir pour fidéliser
- Le déménagement d’un employé avec Carbonie
- Checklist à remettre à votre collaborateur
- FAQ
- Sources
Ce que recouvre vraiment la relocation d’un employé
Le mot « relocation » désigne en Suisse romande deux réalités. La première est l’accompagnement d’un cadre ou d’un spécialiste qui arrive de l’étranger : permis, logement, école, démarches. La seconde est la mutation interne, par exemple d’un site genevois ou zurichois vers Lausanne. Les agences de relocation spécialisées couvrent surtout la recherche de logement et les formalités. Le déménagement lui-même reste un métier à part, et c’est celui que l’on découvre trop tard dans le calendrier.
Pour une entreprise vaudoise, trois profils reviennent souvent :
- Le collaborateur de l’UE ou de l’AELE qui vient avec sa famille, avec une procédure d’admission simplifiée.
- Le collaborateur d’un pays tiers, dont l’admission passe par un permis de travail soumis à des contingents.
- Le collaborateur déjà en Suisse, qui change de canton et dont la logistique est plus simple, mais pas absente.
Chaque profil a un rythme différent. Le point commun : plus l’entreprise structure le processus, moins le collaborateur arrive fatigué le premier jour de travail.
Un calendrier de relocation, de la signature à la première semaine
Voici un déroulé réaliste. Les durées varient selon les situations, elles servent de repère pour votre propre rétroplanning.
- Dès la signature du contrat. Lancez les démarches de permis si nécessaire et ouvrez la recherche de logement. Définissez le budget relocation (qui paie quoi) par écrit.
- Environ deux à trois mois avant l’arrivée. Visites ou recherche à distance, choix d’un logement temporaire si le définitif n’est pas trouvé. Demandez un devis de déménagement avec visite pour que le volume soit chiffré sur du concret.
- Un mois avant. Choix de la date, réservation de l’équipe de déménagement, du stockage éventuel, de la place de parc. Résiliation des contrats dans le pays ou le canton de départ.
- Semaine du déménagement. Emballage, chargement, transport, installation. Prévoyez un jour de congé pour le collaborateur.
- Dans les 14 jours après l’arrivée. Annonce à la commune. Ouverture du compte bancaire, assurance maladie et inscription des enfants à l’école suivent dans la foulée.
- Premier mois. Point d’étape avec le manager : logement, famille, transports, démarches restantes.
Sur la gestion du congé de déménagement, notre article Congé déménagement en Suisse : tout savoir sur les conditions détaille les usages à connaître côté employeur.
Le statut administratif : permis et annonce à la commune
Les permis selon la nationalité
Pour les ressortissants de l’UE-27 et de l’AELE, la libre circulation permet de séjourner et de travailler moins de 90 jours moyennant une simple annonce en ligne, et la Promotion économique vaudoise précise les conditions au-delà de cette durée. Les autres nationalités passent par un permis attribué dans le cadre de quotas fixés par la Confédération et répartis par les cantons, comme l’explique le canton. Pour le détail du cadre légal de la prise d’emploi, le canton publie une page dédiée à la prise d’une activité salariée.
Avant de planifier un camion ou un bail, vérifiez que le permis est acquis ou à tout le moins que le calendrier est réaliste. Un déménagement international lancé trop tôt, sans autorisation, est le scénario le plus coûteux.
L’annonce au contrôle des habitants
Toute personne qui arrive en Suisse pour plus de trois mois ou pour prendre un emploi doit s’annoncer à sa commune de domicile dans les 14 jours suivant son arrivée. Pour un collaborateur étranger, cette inscription est nécessaire avant même le début de l’activité lucrative.
À l’intérieur de la Suisse, la logique change. L’État de Vaud propose l’annonce en ligne via eDéménagement pour de nombreuses catégories de résidents (Suisses et étrangers titulaires d’un permis B, C, Ci ou L), si les communes de départ et d’arrivée y participent. Les arrivées de l’étranger, les permis F, N, S et les situations particulières restent à traiter au guichet du contrôle des habitants. Dites-le à vos collaborateurs : le rendez-vous au guichet fait partie du planning.
L’impôt à la source
Les travailleurs étrangers sans permis C domiciliés en Suisse sont imposés à la source. Au-delà de CHF 120 000 de salaire brut annuel, une taxation ordinaire ultérieure s’applique. Les lois fiscales variant selon les cantons, le collaborateur a intérêt à vérifier le taux de son canton de résidence. Votre service paie ou votre fiduciaire peut l’expliquer en un entretien : c’est une question que les nouveaux arrivants posent presque toujours.
Le logement : l’étape qui fait ou défait la relocation
Le canton de Vaud connaît une situation de pénurie : seul le district d’Aigle dépasse le seuil de 1,5 % de logements vacants, et le taux cantonal est de 0,94 %. Concrètement, un dossier de candidature solide, des visites rapides et de la patience sont indispensables. Les experts conseillent de passer dès le début par les plateformes spécialisées et des agents immobiliers locaux, et de prévoir que les loyers pèsent lourd dans le budget d’un ménage.
Prévoir une solution temporaire
Quand le logement définitif n’est pas prêt à la date d’arrivée, deux options s’offrent à l’employeur : un hébergement meublé de courte ou moyenne durée, ou une période de stockage des meubles pendant que la recherche continue. Pour structurer un hébergement d’équipe ou de collaborateur en mobilité, ce guide sur la planification d’un logement d’entreprise pour des équipes donne une méthode utile (critères, durée, facturation centralisée), même si l’offre décrite concerne la Suède et les pays nordiques et non la Suisse.
Le stockage temporaire évite de payer un double loyer sous la pression. Il faut simplement l’annoncer au déménageur dès le devis, car il change l’organisation : un seul chargement vers le garde-meuble, puis une livraison ultérieure à l’adresse définitive.
Penser à la sortie de l’ancien logement
Le collaborateur qui change de canton doit aussi rendre son appartement. La remise implique le nettoyage et l’état des lieux, et un refus de l’agence coûte du temps et de l’argent. Notre guide sur les démarches de fin de bail dans le canton de Vaud passe en revue les points de contrôle. Retenez que le nettoyage de fin de bail se prépare en même temps que le déménagement, pas après.
Le déménagement physique : ce que l’entreprise doit décider
Qui organise, qui paie
Trois modèles existent. L’entreprise peut verser un forfait et laisser le collaborateur s’organiser. Elle peut prendre en charge tout ou partie des frais sur justificatifs. Ou elle peut mandater directement un déménageur et régler la facture. Le troisième modèle est le plus confortable pour l’employé et le plus maîtrisable pour la comptabilité. Quel que soit le choix, fixez un plafond et la liste des postes couverts : transport, emballage, cartons, stockage, assurance, nettoyage de fin de bail.
Demander un devis sur visite
Un devis sérieux repose sur le volume réel : meubles, cartons, accès (étage, ascenseur, distance de portage), objets fragiles ou encombrants. Chez Carbonie, les devis et les visites sont gratuits. C’est le moyen d’éviter la mauvaise surprise le jour J et de comparer des offres sur une base identique. Pour les ordres de grandeur sur des trajets voisins, nos articles Déménagement Lausanne Fribourg et Déménagement Lausanne Paris détaillent les facteurs de prix.
Les contraintes locales à Lausanne
À Lausanne, un camion de déménagement stationné sur le domaine public demande une réservation. La Ville exige la demande au moins 7 jours ouvrables à l’avance, et la signalisation est facturée CHF 130 hors TVA au tarif de base. Les places doivent déjà être balisées au sol sur le domaine public. Un déménageur local connaît ces délais et peut gérer la démarche avec vous.
Les règles d’immeuble comptent aussi : horaires autorisés, usage de l’ascenseur, réservation de l’accès. Nous les avons rassemblées dans Horaires de déménagement dans un immeuble en Suisse. Et pour l’évacuation, les ménages lausannois qui passent par une entreprise spécialisée doivent présenter un formulaire pour déposer sans frais leurs déchets usuels à la déchèterie des entreprises. Demandez à votre déménageur de s’en occuper avec vous.
Venir de l’étranger : la douane
Les meubles et effets personnels importés peuvent entrer sans droits de douane en tant que biens de relocalisation. Le formulaire 18.44 doit être présenté en double exemplaire au bureau de douane lors de l’importation, sans quoi des taxes d’importation sont dues. Notre article Franchise douanière pour effets personnels en Suisse explique la règle en détail. Pour les véhicules, vérifiez les conditions auprès de la douane avant le départ.
Perspective : ce que nous voyons sur le terrain
Nous déménageons depuis plus de dix ans dans le canton de Vaud, et nous avons accompagné plus de 600 clients cette année. Les relocations d’employés ont un schéma récurrent : l’entreprise s’occupe du contrat, du permis et du salaire, puis le déménagement arrive comme un détail logistique, à trois semaines de l’arrivée. C’est trop tard.
Notre conseil est simple. Associez le déménageur au projet dès que la date d’arrivée est connue, même approximative. Faites faire la visite gratuite du logement de départ, ou à distance si la personne est à l’étranger. Décidez en amont de ce que l’entreprise paie, et posez la question du stockage si le logement n’est pas signé. Un collaborateur qui arrive avec un logement à moitié trouvé et des cartons bloqués n’est pas disponible pour son poste, quel que soit son talent.
L’autre point sous-estimé est l’emballage. Pour une famille qui part de loin, nous recommandons que l’emballage soit fait par des professionnels : c’est plus rapide, mieux assuré et cela libère le collaborateur pour ses démarches. Nous utilisons des emballages écologiques et réutilisables, ce qui plaît aussi aux entreprises qui suivent une politique RSE.
— Pascal
Au-delà du déménagement : accueillir pour fidéliser
Une relocation réussie ne s’arrête pas à la remise des clés. Le canton de Vaud, dans son rapport annuel 2025, rappelle que savoir attirer et fidéliser des collaborateurs passe par un cadre de travail sain, des sondages de climat social et des bilans de compétences. Pour un nouvel arrivant, ces mesures prennent un sens particulier : il n’a ni réseau, ni repères.
Quelques gestes simples qui ne coûtent presque rien :
- Désigner un parrain ou une marraine interne pour les premières semaines.
- Fournir une fiche pratique : commune, transports, déchets, assurance, numéros utiles.
- Prévoir un point à 30 jours sur la situation personnelle, pas seulement professionnelle.
- Informer sur les déductions de frais professionnels : pour 2026, la déduction fédérale des frais de transport domicile-travail est plafonnée à CHF 3 300 par an. Le collaborateur peut en tenir compte dans le choix de son quartier.
Pour les collaborateurs qui ont besoin d’une aide particulière (mobilité réduite par exemple), le canton signale qu’une fondation propose une médiation gratuite pour les séjours hôteliers, utile lors d’un séjour temporaire.
Le déménagement d’un employé avec Carbonie
Nous proposons aux entreprises et à leurs collaborateurs un accompagnement qui couvre le déménagement résidentiel, l’emballage et la fourniture de cartons, le stockage temporaire, l’assurance transport et le nettoyage de fin de bail. Le nettoyage de fin de bail est affiché à 10 CHF le m2, celui de fin de chantier à 15 CHF le m2, sur notre page nettoyage. Les autres prestations se chiffrent sur devis gratuit.
Pour un collaborateur qui arrive de l’étranger ou d’un autre canton, notre page Déménagement en Suisse, international et relocation présente ce que nous pouvons organiser. Pour un premier échange, rendez-vous sur carbonie.ch : nous fixons une visite, puis un devis.
Si le sujet du jour est l’organisation locale, lisez aussi Organiser un déménagement dans le canton de Vaud et Déménager à Lausanne : conseils pratiques et démarches.
Checklist à remettre à votre collaborateur
| Étape | Quand | Qui |
|---|---|---|
| Permis de travail et de séjour | Avant l’arrivée | Entreprise et collaborateur |
| Recherche de logement, solution temporaire | Dès la signature | Collaborateur, soutenu par l’entreprise |
| Devis et visite du déménageur | 6 à 8 semaines avant | Entreprise ou collaborateur |
| Réservation de place de parc (Lausanne) | Au moins 7 jours ouvrables avant | Déménageur ou collaborateur |
| Formulaire douanier 18.44 si import | À l’importation | Collaborateur et déménageur |
| Annonce à la commune | Dans les 14 jours après l’arrivée | Collaborateur |
| Nettoyage et remise de l’ancien logement | Fin de bail | Collaborateur ou prestataire |
Ce tableau n’est pas un document officiel. Il rassemble les échéances citées plus haut dans l’ordre où elles tombent.
FAQ
Qui doit payer le déménagement d’un employé muté dans le canton de Vaud ?
Il n’existe pas de règle unique : tout dépend du contrat de travail, d’une éventuelle politique de mobilité interne ou d’un accord écrit. Beaucoup d’entreprises prennent en charge tout ou partie des frais sur justificatifs, avec un plafond. Fixez le montant et les postes couverts avant le déménagement, et gardez la trace dans un avenant.
Combien de temps avant l’arrivée faut-il réserver un déménageur ?
Nous conseillons de prendre contact dès que la date d’arrivée est connue, idéalement six à huit semaines avant, surtout en fin de mois où la demande est forte. Une visite gratuite permet ensuite de chiffrer le volume. À Lausanne, la réservation de la place de parc exige au moins 7 jours ouvrables.
Un collaborateur venant de l’étranger peut-il annoncer son arrivée en ligne ?
Non, pas via eDéménagement. Les arrivées de l’étranger sont exclues de la procédure en ligne et se font au contrôle des habitants de la commune. L’annonce doit avoir lieu dans les 14 jours suivant l’arrivée.
Que faire si le logement définitif n’est pas encore trouvé ?
La pénurie rend ce cas fréquent dans le canton de Vaud. Deux solutions : un hébergement meublé temporaire et un stockage des meubles chez le déménageur en attendant. Prévenez l’entreprise de déménagement dès le devis pour qu’elle organise un chargement en deux temps.
Les affaires personnelles venant de l’étranger sont-elles taxées ?
Elles peuvent entrer en franchise sous le statut de biens de relocalisation, à condition de présenter le formulaire 18.44 en double exemplaire à la douane. Sans cette formalité, des taxes d’importation sont dues. En cas de doute, contactez la douane avant le départ.
Sources
- Pénurie de logements dans les districts, État de Vaud
- Recrutement du personnel, Promotion économique vaudoise
- Prise d’une activité salariée, État de Vaud
- Annoncer son changement d’adresse au contrôle des habitants, État de Vaud
- Secrétariat d’État à l’économie, SECO
- Déductions, taux et tarifs de l’impôt fédéral direct, AFC
- Réservation de places de parc pour déménagement, Ville de Lausanne
- Où jeter ses déchets lors d’un déménagement, Ville de Lausanne
- Rapport annuel 2025, État de Vaud
- Vaud, conseils pratiques
